COVID-19 krisen har fremskyndet en digitalisering af møder og undervisning, men ligesom fysiske møder, så kræver digitale møder planlægning og omtanke. Men i forhold til tilgængelighed for alle, så har digitale møder en fordel frem for fysiske møder i og med, at deltagerne kan opholde sig hvor det er mest praktisk for dem.

I dette indlæg har jeg kigget mig omkring efter gode vejledninger og har fundet en række interessante og gode artikler, der hver især har bidraget med tips til denne artikel.

Universelt hensyn

Ligesom i den fysiske verden, så gælder det også for den digitale verden, at jo mere tilgængeligt et møde er, jo mere vil også mødedeltagere, der måske ikke har brug for ekstra tilgængelighed føle sig hjemme i mødet.

Og det drejer sig ikke bare om døvetolke eller synstolkning. Det handler lige så meget om, at byde mødedeltagerne ordentligt velkommen, sørge for at alle er trygge med teknikken og mødeformen, god mødeledelse osv. Det handler om at føle sig vel modtaget.

Det er det, vi i Mennesker & Mening kalder Universelt hensyn.

Derfor kan det godt betale sig, at når du allivel tager dig tid til at forberede dit møde eller dit kursus eller dit webinar, så tag tiden og gør det ordentlig. Her er 12 gode råd til hvordan du gør det – før, under og efter dit møde.

Det gode tilgængelige digitale møde

Før mødet

1. Forbered dig godt
   1. Hvad er formålet med mødet?
   1. Udarbejd:
      1. Agenda
      1. Beskrivelse
      1. Oversigt over oplægsholdere
2. Forbered deltagerne til mødet
   1. Udsend materiale til mødet og informer om mødeformen i god tid
   1. Giv mulighed for at deltagere der er usikre på mødeformen, kan prøve den af inden mødet, tag evt. personlig kontakt
   1. Medsend evt. en manual eller instruktionsvideo i forhold til mødeformen, hvor de væsentlige funktioner er beskrevet og oversat til dansk.
3. Tjek tilgængeligheden inden mødet
   1. Mødeplatformen
   1. Præsentationer (send evt. præsentationerne ud inden mødet)
   1. Test af lyd
4. Giv gerne mødedeltagerne lektier for gennem fx spørgeskema eller kort opgave.
5. Book tolke i god tid

Under mødet

• Vær flere til at afvikle mødet. Mødeleder og en assistent til at løse tekniske problemer og holde styr på chatten.
• Intro til mødeplatform. Vær sikker på at alle er fortrolige med platformen og ved, hvor de finder chatten og hvordan de beder om ordet.
• Styr mødet med hård hånd.
  • Sluk for alle andre mikrofoner end den, der taler.
  • Luk ned for diskussioner, hvis de løber af sporet
• Gør mødet interaktivt.
  • Hold afstemninger
  • Refleksionsrunder
  • Spørgsmål
  • Chat
• Hold pauser undervejs – online møder er hårdere end fysiske møder
  • Oplæg max 20 min.
  • Hold spørgsmålssessioner undervejs
  • Pause efter senest 45 minutter ved længere møder
  • Slut af med en spørgsmålsrunde
• Sammenfat efter hvert dagsordenspunkt

Efter mødet

1. Send slides ud til deltagerne
2. Bed deltagerne om en evaluering af mødet, så næste møde kan blive bedre

Mikroinvolvering

Det kan til tider være svært nok at holde mødedeltagerne engagerede i fysiske møder. Endnu sværere er det ved online møder, da man ikke er i det samme lokale og kan bruge hinanden og rummet på samme måde.

Derfor bliver mikroinvolveringsteknikker endnu mere vigtige, når vi taler online møder. I Altingets artikel ”Sådan faciliterer du det gode virtuelle møde” faldt jeg over følgende teknikker, som den gode mødeleder kan benytte sig af.:

Openers:

Det kan være godt at forsøge, at stimulere fællesskab og skærpe et fagligt fokus til at begynde med. Særligt når man ikke er i samme rum. Openers er en faciliteret form for uformel dialog, der ikke giver los for uformel snak på kryds og tværs, men giver deltagerne en følelse af en uformel dialog.

Check-ins:

En let og hurtig måde at sikre, at mødedeltagerne stadigt er med er det, man kalder check-ins. Bed deltagerne give et thumps up ind i kameraet, tryk på ”raise your hand” i Zoom, skriv ok i chatten osv. er alle sammen muligheder

Energizers:

Vi er vant til fra fysiske møder og kurser, at underviseren gerne bruger øvelser til at få os op af stolen og få noget ny energi. Det kan man også sagtens gøre ved digitale møder. Fysiske øvelser eller små opgaver, som deltagerne skal løse er udmærkede, men husk at forklare hvorfor de skal lave øvelserne ellers giver det ikke meget mening for deltagerne.

Øvelser:

Det giver ikke nødvendigvis mening med en fri debat ved et onlinemøde, som ved et fysisk møde. Det kan være meget forstyrrende og distraherende for nogen deltagere, mens andre trives fint med det. Det kan derfor være bedre, at stille deltagerne en præcist formuleret opgave, som de kan bruge lidt tid på at løse.

Break-out rooms:

Hvis der er brug for en debat undervejs, så er der i Zoom en funktion, der hedder break-out rooms. Funktionen giver mulighed for at dele deltagerne op i mindre grupper, der så kan tage diskussioner under lidt mere kontrollerede former. Mødelederen kan dele deltagerne op i grupper og kan, når den afsatte tid er gået, lukke dem tilbage i den store mødegruppe.

Closers:

Closers kan bruges som en afsluttende involvering af mødedeltagerne. Det kan fx være en runde, hvor hver enkelt deltager ridser op eller opsummere hvilke opgaver, de hver især tager med sig fra mødet. Ideen er at sikre, at der også kommer noget ud af mødet og at processen også forsætter efter mødet.

Det gode mødemiljø

Der er mange ting, man kan gøre for at få et mødemiljø, der er tilgængeligt for alle. Mange af dem har jeg allerede været inde på i punktopstillingen, men de tåler bestemt en uddybning. I artiklen ”Checklista för tillgängliga digitala möten” fra den svenske Myndigheten för delaktighet, der er en myndighed, der arbejder for et mere tilgængeligt samfund, har man følgende beskrivelse:

Kognitivt miljø

Et godt kognitivt miljø handler om, at alle deltagere i mødet kan være trykke. Den tryghed opnår man ved at være velinformeret inden mødet, så man ved, hvad man kan forvente. Derfor er det vigtigt at du som mødeleder på forhånd sender informationer ud med basale oplysninger, som tid og sted og deltager og emner for mødet.

Det kræver også, at du introducerer deltagerne for den platform, som mødet foregår på og hvordan deltagerne tilgår mødet. Du kan også spørge til om deltagerne har nogle individuelle ønsker til tilgængeligheden.

Lydmiljø

For at sikre et godt lydmiljø er det vigtigt, at du teser lyden på forhånd. Hold en generalprøve på den platform, som du holder mødet på. Undervejs skal du være opmærksom på, at slukke for deltagerens mikrofoner, når de ikke skal sige noget undervejs i mødet.

Det kan også forbedre lyden, hvis du benytter headset og sørger for at justere mikrofonens afstand til din mund og undgår for høj eller utydelig lyd.

Lysmiljø

Ligesom du tester lyden ved en generalprøve, kan du også med fordel teste lyset. Fx sørge for, at du ikke sidder i modlys. Særligt for mennesker, der er døve eller har et hørehandicap er det vigtigt at kunne se mødelederens andre der talers ansigt.

Synsmiljø

Det er vigtigt, at der er fokus på den, der taler eller eventuelt tegnsprogstolk. Det kan også være en fordel, at materialet, der præsenteres på mødet, er blevet rundsendt på forhånd, så deltagerne er bekendt med det.

Tolkning

Husk at booke tolke, der er brug for til mødet i god tid, så du er sikker på, at den ressource er tilgængelig under mødet.

Synstolkning

Hvis der er deltagere med synshandicap, kan det være hensigtsmæssigt at synstolke. Det behøver ikke være mere besværligt, en at oplægsholderen beskriver den præsentation, der vises på skærmen, billeder eller film, der vises undervejs.

Tegnsprogstolkning

Tegnsprogstolke tolker det, der bliver sagt undervejs på mødet. De arbejder ofte i par og afløser hinanden hvert 15. eller 30. minut – afhængigt af hvor krævende tolkningen er.

Skrivetolk

En anden mulighed for at lette deltagelsen for mennesker med hørehandicap eller synsnedsættelse er skrivetolkning. En skrivetolk oversætter det talte ord til skrift, så hurtigt og præcist som muligt.

Det er vigtigt at huske, at kvaliteten i tolkningen er helt afhængigt af tolkens mulighed for at forberede sig til mødet. Det vil derfor være en fordel, hvis tolken har fået al materiale til mødet inden og haft mulighed for at sætte sig ind i mødets emne.

Der er mange fordele

Det er ikke så svært, at holde gode møder og jo mere tilgængeligt et møde er, jo mere behageligt er det for alle at deltage.

Kilder:

Claus Nordahl: ”Sådan faciliterer du det gode virtuelle møde”, Altinget 6. maj 2020 – https://www.altinget.dk/civilsamfundetsvidenscenter/artikel/saadan-faciliterer-du-det-gode-virtuelle-moede

Astrid Haug: ”10 tips til at afvikle et godt webinar”, Astridhaug.dk – https://astridhaug.dk/10-tips-til-at-afvikle-et-godt-webinar/

Louis Rosenberg Mærsk ”Bevar den tætte kontakt med dine kunder – også i digitale møder”, Immeo.dk 15. april 2020 – https://www.immeo.dk/nyheder/5-tips-til-online-moder

Myndigheten för delaktighed: ”Checklista för tillgängliga digitala möten”, mfd.se – https://www.mfd.se/verktyg/vagledning-for-en-tillganglig-verksamhet/checklista-for-tillgangliga-digitala-moten/